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Ein weiterer Schritt zur „Digitalen Kommune“

Sandersdorf-Brehna setzt weiteren Maßstab in der elektronischen Rechnungsbearbeitung

Ein weiterer Schritt zur „Digitalen Kommune“

Zum Jahresbeginn 2021 ist der digitale Rechnungsprozess in der Stadtverwaltung Sandersdorf-Brehna eingeführt worden. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ergeben sich dadurch neue Abläufe, die vor allem die enorme Reduzierung der „Laufwege“ bedeutet.

Zusätzlich erfolgt der Rechnungsweg medienbruchfrei vom Eingang bis zur Auszahlung digital. Die Gefahr der Informationsverfälschung und auch eine Verlangsamung der Informationsbearbeitung sind damit gebannt. Zur Anwendung kommen in der Verwaltung  die Programme Regisafe (ein Dokume ntenmanagementsystem) und ab-data (automatisiertes  Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesenverfahren) .

Was wurde digitalisiert und wie ist der Ablauf?

Der komplette Rechnungseingang wird digital abgewickelt. Zunächst werden eingetroffene Papierrechnungen eingescannt und damit schon in den digitalen Rechnungsworkflow übergeben. Dabei werden die eingescannten Dokumente automatisch in einem Laufwerk gespeichert. Im weiteren Schritt können die Rechnungen von der Buchhaltung geprüft und vorkontiert werden, bevor sie anschließend per E-Mail an die zuständigen Fachbereiche für die sachliche und rechnerische Prüfung übergeben werden. Anschließend wird die Anweisung zur Auszahlung digital vom Bürgermeister bzw. von der/den Fachbereichsleiter/innen ausgelöst. Ist dies geschehen, übergibt das  Dokumentenmanagementsystem diese Informationen an die Finanzbuchhaltung. Abschließend wird der Betrag von der Kasse ausgezahlt.

Natürlich gehören zur Digitalisierung auch der Empfang und die direkt Verarbeitung von E-Rechnungen. Eine manuelle Eingabe der Rechnungsdaten entfällt. Es besteht die  Möglichkeit über das kostenfreie und öffentliche E-Rechnungsportal des Landes Sachsen-Anhalt eine Rechnung als Standard XRechnung zu erfassen und unter Angabe der Leitweg-ID (eine Form der elektronischen Adresse einer Verwaltungsbehörde) die E-Rechnung zu übersenden.

https://serviceportal.sachsen-anhalt.de/SachsenAnhaltGateway/Service/Entry/XRECHNUNG  

Was hat sich für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung geändert?

Prinzipiell haben sich die Arbeitsabläufe der zentralen Buchhaltung inklusive Rechnungseingangsbuch mit Vorkontierung nicht wesentlich verändert. Der Unterschied besteht darin, dass sämtliche Arbeitsabläufe nun durchgängig digitalisiert wurden.

Das hat wiederum bereits spürbare Zeitersparnisse zur Folge. Durch den Umstellungsprozess haben sich die Bearbeitungswege vom Eingang der Rechnung bis zur Auszahlung seitens der Kasse um ca. 60% verkürzt. Der ursprüngliche Rechnungsweg in Papierform betrug durchschnittlich 7-10 Arbeitstage, im digitalen Workflow verkürzt sich der Arbeitsweg auf 3-4 Tage.

Vorteilhaft ist der digitale Workflow vor allem in Zeiten von Homeoffice, da die Mitarbeiter „ihre“ Rechnungen per E-Mail erhalten und sofort digital abzeichnen können. Die Übersendung oder Abholung von Unterlagen ist hierbei nicht mehr notwendig. Zudem ist für den Mitarbeiter jederzeit ersichtlich, wo sich die Rechnung im gesamten Prozess befindet. Hier ist der weitere entscheidende Vorteil der Digitalisierung ersichtlich: die Transparenz im kompletten Rechnungslauf. Damit gehören nicht nur lange hausinterne Rechnungsläufe der Vergangenheit an, sondern auch Skontofristen können so einfacher gewahrt und überwacht werden.

Wie verlief die Umstellung?

Die Umstellung auf den digitalen Bearbeitungsweg lief seitens der Mitarbeiter reibungslos. Einige Nachfragen zur Handhabung sind aufgetreten und werden mit Sicherheit auch immer wieder auftreten. Eigens erstellte Benutzerhinweise bieten eine erste Orientierung. Zur weiteren Hilfe steht der Stadt-IT-Administrator Robert Steinmetz zur Verfügung.

Welche Ersparnisse ergeben sich dadurch?

Aktuell ist die Zeit des Produktivbetriebs zu kurz, um Kosteneinsparungen in Zahlen ausdrücken zu können. Geht man von rund 40.000 Anordnungen (50% Rechnungen und 50% interne Buchungen) pro Jahr aus, ist eine durchaus nennenswerte Ersparnis allein bei den Papier- und Druckkosten zu erwarten. (Geht man von 1Cent/Seite Papier und 0,64Cent/Druck ergeben sich etwa 660,00 Euro).

Wesentlich schlagkräftiger sind die dahinter liegenden Effekte, die sich daraus ergeben: Zum einen weniger Zeitaufwand und mehr Qualität in der Rechnungsverarbeitung und zum anderen der ressourcenschonende und umweltverträgliche Verwaltungsaufwand.

Hintergrund

2018 hat die Stadt Sandersdorf-Brehna einen Interessenverbund mit der Stadt Lübben und dem Ilmkreis gebildet, um die Thematik „Schnittstelle DMS Regisafe und dem HKR- Programm AB-Data“ gemeinsam voranzutreiben. Seit 1992 wird das Finanzprogramm AB-Data in der Stadt Sandersdorf-Brehna sowie seit 2003 das Dokumentenmanagementsystem Regisafe genutzt. Bei der Umstellung auf Digitalisierung war es wichtig, dass die Schnittstelle zwischen den beiden Hauptprogrammen auf den Anforderungen der Stadt angepasst wird. Seit Sommer 2020 ist die Stadt Pilotkommune des Interessenverbundes für die Schnittstelle sowie der Erarbeitung eines digitalen Rechnungsworkflows im Dokumentenmanagement. Dies hatte den Vorteil, dass mit der Schnittstellenprogrammierung und der Abbildung des digitalen Rechnungsweges sämtliche Anregungen, Wünsche und organisatorischen Abläufe auf die Stadt Sandersdorf-Brehna zugeschnitten wurden. Der relativ kurzfristige Umstieg vom Einstieg als Testkommune im Sommer bis zum 01.01.2021 konnte  durch die intensive Bearbeitung und Betreuung durch den Stadt-IT-Administrator Robert Steinmetz in enger Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Verfahrenshersteller realisiert werden.

Letzte Änderung am 19.02.2021, 10:13 Uhr

© Stefanie Rückauf E-Mail

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